Party-organisatoren: vraag tijdig evenementenvergunning aan!

Veruit de meeste gemeenten in Nederland hanteren als regel dat een aantal maanden voorafgaand aan een evenement de evenementenvergunning moet worden aangevraagd. Veel party-organisatoren wachten met het aanvragen van die vergunning tot het laatste moment. Dit met de nodige risico's.

Het komt geregeld voor dat vlak voor het evenement de vergunning wel wordt verleend, maar daarbij beperkende voorwaarden worden gesteld (o.a. ten aanzien van het toegestane geluidsniveau, het maximale bezoekersaantal en bijvoorbeeld aanvullende eisen zoals ten aanzien van brand- en/of parkeerwachten).

Ook komt het regelmatig voor dat zelfs vlak voor het evenement de aangevraagde vergunning wordt geweigerd. In de tussentijd is de party-organisator vaak al tal van verbintenissen aangegaan ten aanzien van bijvoorbeeld dj's, artiesten, leveranciers en in de meeste gevallen is de kaartverkoop al gestart.

In veel gevallen komt de weigering van de vergunning of de vergunning met beperkende voorwaarde op een dusdanig laat moment dat de situatie niet meer kansrijk aan een rechter kan worden voorgelegd. Uiteraard kan bezwaar worden aangetekend en direct een verzoek tot voorlopige voorziening bij de rechtbank worden ingediend. In bepaalde gevallen kan de voorzieningenrechter van oordeel zijn dat de gemeente onjuist heeft gehandeld, maar slechts zelden doet een voorzieningenrechter een uitspraak die het evenement direct en op de aangevraagde wijze kan laten doorgaan.

Vaak kan er uiteindelijk slechts achteraf worden geprocedeerd over de vraag in hoeverre de gemeente schadeplichtig is.

Tip:

• Vraag altijd zo ver mogelijk van te voren een evenementenvergunning aan;
  
• Zorg ervoor dat de gemeente (bij voorkeur) schriftelijk bevestigt dat zij in het bezit is gesteld van alle benodigde stukken (en dat er dus een complete aanvraag ligt). Bevestig dit zonodig schriftelijk aan de gemeente. 
  
• Blijf op de hoogte van de stand van zaken van behandeling van de aanvraag;
  
• In de praktijk blijkt dat de meeste gemeenten niet tijdig een beslissing nemen op de vergunningsaanvraag (meestal geldt een beslistermijn van acht weken). Neem na het verstrijken van de geldende termijn actie. In veel gevallen kan het verstandig zijn om tenminste een brief te sturen aan de gemeente waarin een termijn van bijvoorbeeld nog zeven dagen wordt gesteld om de vergunning alsnog te verlenen. Mocht (ook) die termijn verstrijken, dan wordt in deze brief alvast aangekondigd dat dan bezwaar wordt aangetekend tegen het niet tijdig beslissen op de aanvraag.
  
• Denk ook aan het gemeentelijk beleid ten aanzien van het moment van aanvragen dan wel aanmelden van vergunningen voor grootschalige en/of middelgrote evenementen. Veel gemeenten stellen hiervoor aanvullende eisen. In Amsterdam-Centrum dient bijvoorbeeld een melding voor een evenement met meer dan 2000 bezoekers vóór 1 in september van het jaar voorafgaand aan het evenement te worden gemeld. Deze eis geldt voor de nodige afstemming van politiecapaciteit, maar ook om een keuze te kunnen maken tussen zogenaamde ‘concurrerende aanvragen'. Let op, evenementen in Amsterdam-Centrum die niet tijdig zijn aangemeld, worden op volgorde van binnenkomst behandeld, zodat dan geldt ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt'.

Wie vraagt evenementenvergunning aan?

Hoewel de dance-industrie steeds professioneler wordt, wordt nog steeds onvoldoende aandacht besteed aan het "optimaal aanvragen" van een goede evenementenvergunning.

Een van de vele belangrijke punten waar op moet worden gele is de vraag wie de vergunning aanvraagt. Lang niet altijd betreft dit de organisator van het evenement.

In veel gevallen wordt het evenement gehouden in een pand, waarbij de beheerder (zalenverhuurbedrijf, discotheek, verhuurder, stichting, etc.) de vergunningsaanvraag indient. Hoewel de inhoud van de aanvraag bij de organisator bekend is (en meestal door hem opgesteld), kleven hier toch risico's aan.

Indien de vergunningsaanvraag op naam van een andere partij dan de organisator wordt ingediend en de gemeente ofwel de vergunning weigert ofwel beperkende voorwaarden aan de vergunning verbindt (bijvoorbeeld het treffen van extra maatregelen, of het toestaan van minder bezoekers dan gewenst, of een eerdere sluitingstijd) dan bestaat het risico dat alleen de aanvrager (en niet de organisator) tegen het besluit van de gemeente bezwaar kan aantekenen. Echter lopen de belangen van de aanvrager in veruit de meeste gevallen niet parallel met die van de organisator. Immers zal de aanvrager in de meeste gevallen een groter belang hebben bij het behouden van een goede verstandhouding met de bewuste gemeente en minder snel bereid zijn tot harde juridische stappen.

Tip:

Organisatoren van dance-evenementen doen er verstandig aan om op eigen naam een evenementenvergunning aan te vragen. Indien dit door de gemeente niet wordt geaccepteerd kan eventueel een andere partij een aanvraag indienen. In dat geval is het wel verstandig om schriftelijk vast te leggen dat bij een eventuele weigering van de vergunning of een verlening daarvan onder beperkende voorwaarden (of anderszins bestuursrechterlijk handelen waartegen bewaar en beroep open staat in verband met het bewuste evenement), de aanvrager zich op voorhand jegens de organisator committeert om hiertegen de nodige actie te ondernemen en de organisator gemachtigd is om in voorkomend geval ook namens de aanvrager bezwaar aan te tekenen c.q. rechtsmaatregelen te treffen.

Een dergelijke bepaling kan een hoop discussie voorkomen.

Fouilleren coffeeshoppersoneel onrechtmatig

Einde gebruiksvergunning in zicht

Voor horecabedrijven in gebouwen die bestemd zijn voor meer dan 50 personen is het straks niet meer nodig om over een gebruiksvergunning te beschikken. Deze zal worden vervangen door een zogenaamde meldingsplicht. Dit wordt geregeld in het Besluit Brandveilig Gebruik Bouwwerken. De verwachte inwerkingtreding van dit - ook wel genoemde - Gebruiksbesluit is 1 augustus 2007.

Kort gezegd houdt de meldingsregeling in dat gemeenten een binnengekomen melding toetsen en zelf bepalen wanneer een controle plaatsvindt. Een gebouw dat onder de meldingsplicht valt kan na melding - dus vóór controle - al in gebruik worden genomen.

De reden voor deze voorgenomen wijziging is o.a. lastenverlichting voor gemeenten en het voorkomen van lokale verschillen op het gebied van brandveiligheid (tussen gemeenten). Het is dan ook zeer de vraag of de gemeente Amsterdam dan nog langer strengere normen kan toepassen dan dat landelijk is toegestaan. Voor Amsterdamse horecabedrijven zouden er dan ook kansen kunnen ontstaan op een hoger aantal toegestane personen in de inrichting, uiteraard afhankelijk van de specifieke omstandigheden. Op dit moment is het echter te vroeg om daarover een standpunt in te nemen. Voor de goede orde: ook het hanteren van minder strenge normen door gemeenten is niet toegestaan.

Overigens geldt deze toekomstige meldingsplicht niet voor hotels. Voor hotels (waarin wordt geslapen door meer dan 10 personen) blijft de gebruiksvergunning vereist.

Uiteraard zijn er voor horeca-ondernemers enige voordelen verbonden aan het voornemen tot invoering van het Gebruiksbesluit, waaronder landelijke uniformiteit, snellere ingebruikname van nieuwe bedrijven en het niet (of minder) betalen van leges.

Daarnaast kan echter ook sprake zijn van een nadeliger situatie: Gedacht kan worden aan de situatie waarin de horecaondernemer vóór de opening van zijn (nieuwe) bedrijf een melding doet aan de gemeente en het gebouw niet direct gecontroleerd wordt door de gemeente. Het gebouw kan dan wel al in gebruik worden genomen. Het valt dan niet uit te sluiten dat bij controle door de gemeente op een later moment - ná voltooiing van bijvoorbeeld bouwwerkzaamheden en ná ingebruikname van het pand - het gebouw volgens de gemeente niet aan de voorschriften zou voldoen, waardoor er weer verbouwd zou moeten worden. Het heeft in onze ogen dan ook de voorkeur op zorgvuldige wijze met de meldingsplicht om te gaan.

Wij houden u op de hoogte van de ontwikkelingen rondom het Gebruiksbesluit.