Problemen met servicekosten
Van de huurprijs dienen de servicekosten onderscheiden te worden; de servicekosten vormen een verhaal apart en geven geregeld aanleiding voor discussie.
Wellicht loont het de moeite het servicepakket eens kritisch tegen het licht te houden: worden die kosten wel eerlijk verdeeld over de verschillende afnemers (voor huurders in bedrijfsverzamelgebouwen of horecapleinen)? Is een rechtvaardige verdeelsleutel gebruikt? De toerekening naar gelang het aantal vierkante meters pakt immers niet altijd redelijk uit.
En is het kosten niveau nog wel acceptabel of zijn er betere/goedkopere alternatieven? Zo ja, is de verhuurder dan te bewegen om over te stappen? Die belangen kunnen tegengesteld zijn, zeker als verhuurder administratiekosten rekent over het servicepakket.
Verdeling over meerdere gebruikers
Indien niet alle vierkante meters van een complex verhuurd zijn, kan een verhuurder de algemene kosten niet zomaar overslaan op de zittende huurders. In dat geval dient uitgegaan te worden van de situatie waarin het gebouw of complex volledig verhuurd zou zijn. Daarmee komt dus een deel van die kosten voor rekening van verhuurder zelf.
De te leveren service en diensten dienen - om discussie te voorkomen - expliciet in de huurovereenkomst zelf te worden opgenomen inclusief de wijze van verdeling. Voor huurders is het daarom bij aanvang van de huurovereenkomst van belang kritisch te kijken naar het servicekostenpakket; zijn alle onderdelen wel echt nodig? Uit huurders oogpunt is het gemakkelijker om in het begin een beperkt pakket af te spreken dat later nog is uit te breiden. Andersom (een te uitgebreid pakket laten inkrimpen) is lastiger. Overigens is het voor verhuurders niet zomaar mogelijk - ondanks de verhuurdersvriendelijke ROZ bepalingen - het servicepakket tegen de wil van de huurder uit te breiden.
Voorschot en afrekening
De betaling van servicekosten geschiedt normaal gesproken op basis van voorschot en een jaarlijkse afrekening. Niet zelden zorgt die afrekening voor nare verrassingen als een huurder flink moet bij betalen. Blijkens de rechtspraak hebben huurders diverse manieren geprobeerd om hier onderuit te komen, in het algemeen toch zonder succes. De hoogte van een voorschot schept geen enkele verwachting over de hoogte van de eindafrekening. De positie van een huurder zou aanmerkelijk versterkt worden als hij zich expliciet vergewist van de verhouding voorschot/te verwachten eindafrekening.
Kwaliteit en kostenniveau servicepakket
In een recente uitspraak heeft de rechter geoordeeld dat van een verhuurder niet verlangt kan worden dat hij dagelijks op zoek gaat naar de voordeligste aanbieding. Wel dient verhuurder van tijd tot tijd te bezien of het servicepakket nog adequaat is en aansluit op de wensen van de afnemers. Het staat huurder uiteraard vrij te zoeken naar de beste aanbieding en deze aan verhuurder voor te leggen. Gezien de eis van goed verhuurderschap zal verhuurder goed motiveren als hij niet voor die optie wenst te gaan.
Tips
Kijk bij aanvang van de huurovereenkomst kritisch naar het door de verhuurder aangeboden pakket: zijn alle leveringen en diensten wel nodig? Een eenmaal overeengekomen pakket valt niet zomaar meer te wijzigen door de huurder.
Vraag vóór ondertekening of de in rekening te brengen voorschotten in verhouding staan tot de verwachte eindafrekening. Vraag naar vorige afrekeningen.
Als er betere aanbieders bestaan voor (onderdelen van) het servicepakket, leg deze voor aan verhuurder. Naarmate de door huurder verstrekte offertes meer (positief) afwijken van het bestaande pakket, zal de verhuurder daar niet zomaar aan voorbij kunnen gaan.